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COMO ORGANIZAR UM
CONGRESSO
De: LMAIKOL
Data: 21 de fevereiro de
2012 15:08
Assunto: Congresso
Constatada a dificuldade
de certos grupos de
pessoas (religiosos,
comunicadores,
educadores...) em
organizar eventos,
resolvi redigir algumas
orientações.
* Atenção - diferenciar
o que é Congresso,
Assembleia, Encontro de
Formação, Retiro
Espiritual, Seminário,
Curso, Workshop,
Oficina, Laboratório...
Características de um
Congresso:
Tema: todo Congresso
deve ter um tema e um
lema. O tema é o assunto
ou aspecto do mesmo e se
compõe de uma ou mais
palavras.
Lema: o lema pode ser
composto de uma frase ou
uma expressão.
Logotipo: o logotipo
(desenho estereotipado)
tem que combinar com o
tema e o lema.
Objetivos: todo
congresso sério tem
algum bom objetivo ou
objetivos a serem
alcançados; não se
convoca um congresso
para dar oportunidade de
o pessoal passear!
Projeto: para que o
congresso alcance seus
objetivos, a comissão
organizadora tem que
elaborar um projeto,
levando em conta todos
os aspectos aqui
mencionados: objetivos,
data, local,
organizadores,
conferencistas,
participantes, apoio
logístico, finanças...
Data: o congresso
envolve um grupo seleto
de pessoas e deve ser de
poucos dias, isto é, de
3 a 5 dias.
Periodicidade: um
congresso pode acontecer
anualmente ou a cada
dois anos.
Local do Congresso: o
local deve prever
auditório, salas de
reuniões, refeitório...
A Comissão Organizadora
deve prever os traslados
aos locais do congresso
e ao aeroporto ou
estação rodoferroviária.
O Congressista deve ser
bem servido quanto à
sala de comunicação, com
jornais, televisão,
computador, internet,
wireless, cantina...
Comissão Organizadora: A
Comissão Organizadora do
Congresso deve ser
instituída no mínimo um
ano antes da data do
Congresso para poder
fazer um planejamento
global. Membros da
Comissão: 1) Presidente
do Congresso (durante o
congresso deve estar
presente em tempo
integral); 2) Secretário
ou Cronista (tempo todo
presente na sala do
congresso para elaborar
a ata do congresso); 3)
Moderadores
(coordenadores das
sessões); 4)
Conferencistas
convidados; 5)
Cronometrista.
Convocação do Congresso:
a Comissão Organizadora
deve convocar o
Congresso com boa
antecedência, com
informações precisas
sobre o evento; é
imprescindível imprimir
um folder com o máximo
de informações úteis. Um
Congresso deve ter
muitos participantes, no
mínimo 300, de acordo
com a representatividade
por grupo de interesse
ou por área geográfica.
Quando o congresso não é
aberto para qualquer um,
as vagas têm que ser bem
distribuídas.
Estabelecer critérios
quem deve e pode
participar do congresso,
evitando que pessoas
despreparadas participem
do congresso.
Folder: informações
precisas sobre: data,
local (acesso), quem
deve participar, como
fazer a inscrição, taxa
de inscrição,
programação,
patrocinador... O folder
pode ser enviado por
mala-direta ou por
e-mail.
Inscrições: A ficha de
inscrições deverá
conter: nome completo do
congressista, data de
nascimento, endereço,
fone residencial e
comercial, cidade e
estado (país), entidade
a que pertence função ou
cargo, endereço
eletrônico... Esses
dados não devem ser
divulgados ao público.
Finanças: o congresso
tem que se auto-custear.
Todas as despesas têm
que ser custeadas pela
taxa de inscrição e/ou
pelo patrocinador.
Gratificações: todo
palestrante deve ser
gratificado ou
remunerado; ainda que
ele não tenha dito nada
sobre seus custos
operacionais, ele deve
ser ressarcido de suas
despesas de locomoção,
hospedagem, alimentação,
material necessário para
o evento, e um justo
‘pro labore’. Caso ele
expresse que não
necessita de remuneração
financeira, ser-lhe-á
oferecida uma lembrança.
Patrocínio: é comum
buscar uma ou mais
empresas para patrocinar
em parte ou no todo as
despesas do congresso. O
nome do patrocinador
deverá constar no
folder, na pasta, na
caneta, na camiseta, no
banner...
Conferencistas: devem
utilizar a linguagem
audiovisual, com os
recursos de datashow,
PowerPoint, projeções de
vídeo, encenações... Se
for o caso, é necessária
a tradução simultânea
para outras línguas. Na
sala das conferências
deve haver aparelhos de
datashow, notebook,
microfones, aparelho de
CD e DVD... O
conferencista tem que
ser visto e ouvido,
jamais deve ficar
sentado na hora de
falar.
Secretaria e Tesouraria:
é nesses locais que o
congressista tratará de
seus interesses
pessoais: material,
pasta, primeiros
socorros, informações,
confirmação de vôo,
horário de ônibus...
Sala de Imprensa: para
participantes e
visitantes, jornalistas
ou não, deve haver, à
disposição, computadores
plugados na internet.
Hospedagem: Todo
congressista, longe de
sua residência e da
família traz carências
afetivas e emocionais;
por isso, ele necessita
ter suas necessidades
vitais bem supridas para
não se aborrecer e não
ficar mal-humorado:
refeições, quarto de
dormir, telefone,
cantina...
Programa ou Temas das
Conferências: os temas
devem ser originais e
criativos e devem
despertar interesse nos
congressistas. Pela
manhã, são proferidas as
Conferências; à tarde,
fazem-se workshops. Num
congresso, devem ser
abordados assuntos
genéricos e não se deve
descer a casos
particulares. Os
trabalhos-em-grupos têm
que ser dirigidos por
assistentes habilitados;
os temas devem ser
estudados por grupos de
interesse dos
congressistas. A noite
pode ser reservada para
alguma atividade
cultural congênere ou de
natureza local. Também é
importante deixar alguma
noite livre para que o
congressista escolha sua
própria programação.
Conferencistas:
Presidente (qual a
função dele antes,
durante e depois do
congresso); Mestre de
Cerimônia; Secretários;
Preletores;
Conselheiros... Só
deixar falar pessoas
autorizadas.
Auditório ou Sala de
Conferências: deve ter
boa iluminação,
sonorização,
climatização,
visualização,
decoração... Dependendo
do auditório, pode haver
mesas ou carteiras
escolares para se poder
escrever
confortavelmente.
Crachá de identificação:
deve conter espaço para
o nome completo do
Congressista, cidade de
origem, país, cargo,
função...
Pasta: deve conter a
programação completa,
informações ao
congressista, caneta,
folhas em branco, opções
de restaurantes e
turismo.
Fotocópias: Num
congresso, todas as
conferências devem ser
oferecidas fotocopiadas
(ou gravadas em CD,
pen-drive...) e
entregues a cada
congressista
imediatamente antes do
início da conferência,
para que o congressista
possa compreender bem o
assunto exposto e fazer
as suas anotações
pessoais, ressaltar
pontos importantes, e
depois estudar em
grupos; os
congressistas,
normalmente, não terão
tempo e nem interesse de
ler cópias de
conferências, dois ou
três meses depois do
Congresso.
Ata/Crônica: o
secretário ou cronista
do congresso deve estar
o tempo todo na mesa
diretiva, digitando a
sua ata/crônica no
teclado de um notebook.
Terminada a jornada,
basta imprimir o texto e
fazer fotocópias (ou
enviar por e-mail) para
os congressistas. E
basta pegar uma cópia da
ata/crônica e
transformá-la em notícia
para a internet.
Crônica humorística: é o
que o congressista mais
gosta! As caricaturas,
charges e reclames
bem-humorados sejam
expostos em algum
painel, no corredor do
auditório. Ou pode-se
passar no datashow.
Site ON LINE: o
congresso tenha um
website, em três etapas:
com antecedência, para
prestar o máximo de
informações ao
congressista; durante o
congresso, para manter
informados os não
participantes do
congresso; após o
congresso, para fazer a
memória histórica.
Decisões do Congresso:
devem ser poucas e cada
congressista deve
receber uma cópia delas
para levá-las no término
do congresso. Na volta
de um congresso, o
congressista sempre é
indagado sobre o que
aconteceu no mesmo; por
isso, o congressista tem
que receber a cópia da
ata, a cópia da lista
dos congressistas, a
cópia das resoluções...
Interessa, hoje, o
imediato; o que é
postergado, tem o sabor
de um jornal da semana
anterior.
Fotografia oficial: a
Comissão Organizadora
deve prever um momento
para tirar uma
fotografia oficial
(câmera profissional)
dos congressistas e
fornecer uma cópia da
foto a cada congressista
para a publicação em
periódicos, para o site.
Fotos sacadas durante o
congresso podem ir sendo
projetadas no datashow
durante as horas de
folga.
Certificado de
Participação: nos
congressos, se emite o
Certificado de
Participação, com
validade para o
curriculum vitae do
participante. Isso deve
ser providenciado
durante o congresso e
entregue ao participante
antes de ele viajar de
regresso.
Vídeo-documentário:
produzir um
vídeo-documentário do
congresso, pois hoje o
que não é documentado em
audiovisual, não existe!
Providenciar cópias em
DVD.
Entrevista Coletiva: em
todo congresso deve
haver uma entrevista
coletiva para a imprensa
local e para os próprios
congressistas. Os
entrevistados podem ser
os conferencistas ou as
autoridades presentes. O
congresso tem que se
tornar notícia.
Lista dos Congressistas:
na lista dos
congressistas, devem
constar o nome completo,
entidade a que pertence,
função ou cargo,
endereço eletrônico...
Para isso, precisa
preparar um formulário
com os campos acima
mencionados para que
cada congressista
preencha a sua ficha na
chegada ao congresso
(independentemente da
ficha de inscrição ao
congresso) e depois, por
essa ficha, a secretaria
digitará a lista dos
congressistas. Os nomes
têm que ser colocados em
ordem alfabética.
Durante o congresso, o
congressista deve ter
acesso à lista para
corrigir eventuais erros
dos seus dados.
Celebrações Litúrgicas:
em ambiente eclesial,
muito importantes!
Eucaristias e orações
sejam bem preparadas,
designando pessoas para
comporem a equipe
litúrgica.
Folhas de Cânticos e
Orações: a música
motiva, emociona e cria
laços de comunidade. Os
cânticos sejam bem
selecionados, de acordo
com o tema e o lema do
congresso. As orações e
os cânticos sejam
impressos com boa
apresentação gráfica.
Pessoas capacitadas
devem cuidar da música
litúrgica (instrumentos
musicais e vocal).
Confraternização: todo
ambiente de pessoas que
se encontram pela
primeira vez, produz
emoções; os
congressistas querem
dialogar, tirar fotos,
trocar presentes. Por
isso, são importantes as
horas de lazer, com
passeio turístico,
cocktail, jantar,
visitas, troca de
“regalos”.
Eventos paralelos: o
congresso pode ser
enriquecido com
amostras, painéis,
exposições, danças,
músicas, teatros,
shows...
Carta de Agradecimento:
certamente, quem
organizou um Congresso,
vai repeti-lo no ano
seguinte. Para assegurar
a assiduidade dos
participantes, nada
melhor do que uma carta
de agradecimento ao
participante alguns dias
após o evento.
Lourenço Mika –
Jornalista, Curitiba-PR
(www.maikol.com.br –
Link < Apostila 4 >) |
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